O úspešnom manažmente letu na Mesiac, o mentoroch, evaluácii aj o práci v tíme. O tom bolo naše tretie a zároveň posledné spoločné vzdelávanie s mladými komunitnými lídrami z programu Spojme hlavy. Tentokrát sme sa stretli v ešte mierne zasneženom Trenčíne. Tu je pár spomienok na to, čo sme spolu zažili.
Projektový manažment a práca v tíme
Od piatku 20. do nedele 22. januára sme sa na spoločnom vzdelávaní venovali najmä projektovému manažmentu a deľbe práce v tíme. Naši mladí komunitní lídri a líderky veľmi rýchlo pochopili, že bez poriadneho plánu A, B aj C a bez podporného tímu totiž manažéri nemajú čo manažovať a projekt môže ľahko a rýchlo stroskotať už v úvode. So svojimi skúsenosťami z projektového plánovania sa s nami tentokrát podelili Ondrej Gallo, riaditeľ Nadácie pre deti Slovenska a Ivan Ježík, bývalý učiteľ matematiky, dnes dramaturg a moderátor podcastu Rozhovory Choices či mestského kvízu Oflajn v Trenčíne. Online sme sa spojili aj s väčšinou mentorov, ktorí budú lídrom a líderkám pri realizácii ich projektov nápomocní.
Aj tentokrát sa o to, aby mládež nesedela len v sále na stoličkách, postaral náš mentor a lektor Slávo Pačuta. Raz ich rozhýbal tým, že sa bez slov zoraďovali podľa farby očí, potom fotografovali vonku aj vnútri objekty z rôznych uhlov tak, aby napodobnili jeho predlohu. Nakoniec pracovali v kruhu so zavretými očami a poprepletanými rukami. Pri niečom sa potrápili, pri niečom zase poriadne nasmiali.
Ešte než sme sa pustili do víkendového školenia naplno, položili sme našim mladým lídrom šesť prehľadných otázok, vďaka ktorým sme sa dozvedeli, ako sa im od stretnutia v Bratislave darilo, čo im robí problémy a či majú stále jasnú víziu svojho projektu. Tu sú ich odpovede:
Hlavne SMART!
Vedeli ste o tom, že na úspešnom lete Apollo 11 na Mesiac roky pracovalo približne 400 tisíc ľudí? Zrejme sa im to podarilo aj vďaka tomu, že mali jeden sen a SMART ciele: špecifické (specific), merateľné (measurable), dosiahnuteľné (achievable), realistické (realistic) a časovo/ rozpočtovo obmedzené (time/cost limited). A hoci naši mladí komunitní lídri a líderky nemajú na svoje projekty 28 miliárd amerických dolárov, ak ich projekty nebudú sledovať SMART ciele, nemusia to dotiahnuť od inicializačnej fázy ani k implementácii. Potom im bude zbytočný aj rozpočet 500 eur.
Na čo nezabudnúť pri plánovaní projektu? Ondrej Gallo, riaditeľ našej nadácie, radí toto:
- rozdeliť si projekt na menšie časti
- identifikovať si špecifické aktivity, ktoré sa budú realizovať
- určiť si poradie činností a odhad ich trvania (harmonogram)
- dobre si naplánovať a overiť svoje zdroje
- urobiť si odhad nákladov a ich rozpočtovanie
„Nepamätám si projekt, ktorý by sme nakoniec urobili presne tak, ako sme si ho pôvodne naplánovali, no to neznamená, že projekty plánovať netreba. Práve naopak, je to veľmi dôležité. Bez nich by sa projekt mohol vymknúť spod kontroly,“ zdôraznil mládeži na diskusii Ivan Ježík.
Aký efektívny je váš tím?
Tím, tímová práca a deľba práce v ňom boli druhou veľkou témou nášho vzdelávacieho víkendu v Trenčíne. S mladými lídrami a líderkami sme sa zhodli na tom, že členovia tímu majú mať jasne stanovené spoločné ciele, určené svoje úlohy, majú rešpektovať dohodu o základných pravidlách spoločnej práce, no rozhodne potrebujú aj podporu od vedenia tímu, od svojho lídra. Aby tím fungoval bez väčších problémov, je dôležité, aby bola deľba úloh a práca členov tímu vyvážená. V neposlednom rade, líder by mal poznať niekoľko mechanizmov na efektívne a konštruktívne riešenie problémov. Napríklad prostredníctvom vyhodnotenia situácie (čas, náklady, zdroje) použitím SWOT analýzy. A ako niektorí z účastníkov podotkli, ideálne bez hystérie a prehnaných emócií.
Mládeži sme zdôraznili aj to, aby po ukončení projektu nezabudli projekt správne evaluovať, ale predovšetkým, aby ho s celým tímom spoločne oslávili. Keď sa totiž najbližšie stretneme, projekty našich mladých lídrov a líderiek už budú ukončené. Na čo teda pri evaluácii (kvalitatívnej, aj tej kvantitatívnej) nemajú zabudnúť? Na to, ako môžu niektoré veci urobiť nabudúce lepšie a efektívnejšie, na to, či si správne určili priority, ale aj na porovnanie toho, čo od projektu očakávali a čo sa v ňom nakoniec podarilo. Je dôležité, aby sa poučili zo svojich chýb, ale aby sa tešili aj z malých úspechov. My sa už na tú oslavnú evaluáciu, keď sa posledný raz stretneme v Banskej Bystrici v júni, veľmi tešíme.
Vzdelávací program Spojme hlavy realizujeme v rámci projektu Mladí komunitní lídri. Projekt Mladí komunitní lídri je podporený z programu ACF – Slovakia, ktorý je financovaný z Finančného mechanizmu EHP 2014-2021. Správcom programu je Nadácia Ekopolis v partnerstve s Nadáciou otvorenej spoločnosti Bratislava a Karpatskou nadáciou.
Projekt finančne podporila aj Komunálna poisťovňa, a.s. Vienna Insurance Group.
