Kanadská organizácia Tamarack Institute pripravila prehľad metód podporujúcich participáciu v komunite podľa stupňa zaangažovanosti občanov. Prinášame vám ich skrátený prehľad. Detailnejšie sú opísané v indexe, ktorý je voľne dostupný v angličtine.
Index rozoznáva päť stupňov zaangažovanosti občanov – informovanie, konzultovanie, zaangažovanie, spolupráca, splnomocnenie/posilnenie. Tieto charakterizuje nasledovne:
Informovanie
Cieľom je poskytnúť jednotlivým kľúčovým hráčom vyvážené a objektívne informácie v snahe pomôcť im v porozumení problému, alternatív a riešení. Ide o prístup v zmysle: „Tu sú informácie o tom, čo sa deje.“
Konzultovanie
Cieľom je získať spätnú väzbu na analýzu aktuálneho stavu, alternatív riešenia problémov a rozhodnutí od jednotlivých kľúčových hráčov. Ide o prístup v zmysle: „Tu sú nejaké možnosti riešenia problému, čo si o nich myslíte?“
Zaangažovanie
Cieľom je priamo pracovať s jednotlivými kľúčovými hráčmi a zaangažovať ich do procesu, aby sa zabezpečilo, že ich obavám a ašpiráciám všetci správne rozumejú. Ide o prístup v zmysle: „Tu je problém, aké nápady a podnety máte?“
Spolupráca
Cieľom je partnerstvo s jednotlivými kľúčovými hráčmi a ich zaangažovanie do celého procesu rozhodovania od tvorby možných riešení po prijatie rozhodnutia. Ide o prístup v zmysle: „Poďme spolu pracovať na tom, aby sme vyriešili tento problém.“
Splnomocnenie
Cieľom je zdieľanie líderstva komunitou vedených projektov s konečným prijímaní rozhodnutí na úrovni komunity. Ide o prístup v zmysle: „Vy sa zaujímate o túto problematiku a vediete iniciatívu – ako vám môžeme pomôcť a podporiť vás?“
Jednotlivé metódy sú kategorizované podľa vyššie uvedených stupňov zaangažovania občanov z komunity. Okrem názvu a všeobecného popisu uvádzame aj vybrané aspekty, ktoré je potrebné mať na zreteli pri uplatnení tej-ktorej metódy. Detailnejší popis nájdete v originálnom dokumente Index of Community Engagement Techniques.
Informovanie
Internetová stránka
V súčasnosti je internetová stránka jeden zo základných informačných nástrojov. Okrem všeobecných informácií môže obsahovať dáta, kalendár podujatí, materiály na stiahnutie, fotogalériu, registračné formuláre a ďalšie. Taktiež môže slúžiť ako úložisko zápisov, strategických dokumentov a pod. Je dôležité, aby internetová stránka bola vždy jasne viditeľná na všetkých projektových materiáloch. Mala by byť pravidelne aktualizované, dlhšia nečinnosť v publikovaní môže mať za následok, že ju ľudia prestanú navštevovať. Zvážte prispôsobenie webstránky potrebám ľudí so znevýhodnením.
Klasické komunikačné kanály – email, telefón
Jasne komunikujte ako je možné sa s vami spojiť a kedy je možné vám zavolať. Uvádzajte tieto informácie na všetkých materiáloch. Dbajte o to, aby bol ku každej službe pridelený zodpovedný pracovník a určte pravidlá, ako potupovať, keď nie je k dispozícii. Nastavte si internú politiku odpovedania, napr. každý telefonát a email musí do 48 hodín dostať odpoveď.
Videá
Prostredníctvom videa je možné odovzdať odkaz alebo správu rýchlo a stručne. Videá aktuálne predstavujú jeden z najefektívnejších nástrojov pre zvyšovanie online zaangažovania. Internetové stránky s video obsahom vedia prilákať viac návštevníkov. Ľudia si skôr otvoria email, ktorý obsahuje video. Video môžete využiť na začiatku projektu, aby ste prilákali ľudí z komunity zapojiť sa. Môžete ho využiť počas procesu konzultácie, aby ste informovali o jej priebehu. A taktiež ho môžete využiť na konci, aby ste dali vedieť o úspechoch a výsledkoch. Video by nemalo byť dlhšie ako 5 minút a nezabudnite na to, že by malo byť pútavé či zábavné.
Infografiky
Infografika predstavuje vizuálne znázornenie informácií a údajov napr. prostredníctvom grafu alebo diagramu. Mala by byť vizuálne pútavá a obsahovať informácie a dáta o téme, ktorá vašu cieľovú skupinu zaujíma. Je to výborný nástroj na zjednodušenie komplikovanej témy alebo komplexnej informácie (40% ľudí lepšie reaguje na vizuálnu informáciu než na text). Ide o jednoduchý spôsob ako sa dozvedieť viac o novej téme alebo problematike (dobre spracované infografiky čítajú ľudia 30-krát častejšie ako textové správy). Sú vhodné na dokumentovanie progresu a reportovanie počas participatívneho procesu.
Sociálne médiá
Najrozšírenejšie sociálne médiá predstavujú Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, a Snapchat. Sociálne médiá sú vhodným nástrojom na komunikovanie s účastníkmi, ktorí nemôžu prísť na konzultáciu alebo podujatie osobne. Umožňujú zasiahnuť ľudí práve tam, kde sú, a získavať nové publikum v rámci vašej komunity. Nevyužívajte všetky – využite relevantné sociálne médiá vzhľadom na vašu cieľovú skupinu a kapacity, ktoré máte, ich spravovať. Kľúčom je uprednostnenie kvality pred kvantitou. Môžete využívať pravidlo tretín: 1/3 obsahu propaguje vás/váš projekt, 1/3 predstavuje zdieľanie obsahu iných, 1/3 sa snaží zaangažovať iných a byť s nimi v interakcii.
Reklama a mediálne pokrytie
Reklama predstavuje platenú službu v novinách, rozhlase, televízii alebo online. Médiá môžete osloviť aj zdarma prostredníctvom tlačovej správy, tlačovej konferencie/besedy, mediálnych informačných balíčkov alebo listov šéfredaktorovi. Pri zvažovaní, ktorú z ciest zvoliť, je vhodné využi mix jednotlivých možností. Majte na pamäti, že vaše posolstvo má byť prispôsobené vašej cieľovej skupine a využívajte kanály, ktoré sú pre ňu najvhodnejšie. Využívajte doplňujúce fotografie a osobné príbehy, ktoré zaujmú. Človek, ktorý za váš projekt, iniciatívu alebo organizáciu komunikuje s médiami, by mal mať vhodný tréning na túto prácu.
Prezentácie, vysielanie naživo
Prezentácia môže byť efektívnym spôsobom ako rozšíriť informácie početnej skupine ľudí. Zvážte jej prenášanie naživo cez internet a uloženie do archívu, čím bude prístupnejšia väčšej skupine ľudí aj po jej skončení. Je dôležité ujasniť, či ide o jednosmernú prezentáciu alebo o dvojsmernú – zahŕňajúcu diskusiu s účastníkmi. Zvážte použitie menoviek, aby ste mohli ľudí oslovovať priamo menami. Nepoužívajte prezentáciu ako ťahák na stenu – ľudia si našli čas, aby si vás prišli vypočuť, prezentáciu používajte na vizualizáciu kľúčových odkazov, premietnutie vizuálnych pomôcok alebo videa. Nehovorte k ľuďom „z vrchu“, používajte jazyk, ktorému budú rozumieť. Správajte sa k nim ako k vašim spoluobčanom, ukážte im, že si vážite ich čas a ochotu prísť.
Panel expertov
Panel expertov sa využíva, keď je potrebný vysoko špecializovaný názor a vhľad expertov pre riešenie daného problému alebo pre realizáciu projektu. Vo všeobecnosti ide o diskusiu expertov reprezentujúcich rôzne oblasti expertízy, ktorí diskutujú o rozličných možnostiach riešenia a formulujú odporúčania. Táto metóda umožňuje občanom vypočuť si rôzne kvalifikované názory, ktoré môžu napomôcť v rozhodovaní. Často sa využíva, keď je téma veľmi komplexná a diskutabilná, má právne následky, vyžaduje sa najlepšie možné odborné riešenie. Panel expertov je užitočné využiť vtedy, keď hrozí konflikt a je potrebné do debaty priniesť názory, ktoré majú väčšiu kredibilitu a teda môžu napomôcť zníženiu alebo vyriešeniu konfliktu.
Výstavy
Výstavy predstavujú komunitné podujatia, ktorých cieľom je poskytnúť informácie o projekte a upriamiť pozornosť na konkrétnu tému, problém. Je to dobrá príležitosť dostať sa k ľuďom, ku ktorým sa bežne nedostanete alebo ktorí by sa nezúčastnili verejného stretnutia. Vyberte vhodné verejné priestory ako napr. knižnicu, vestibul mestského úradu, nákupné centrum, komunitné podujatie/festival. Výstava môže byť taktiež súčasťou fóra, workshpu, konferencie či iného podujatia. Zvážte možnosť prítomnosti pracovníkov/dobrovoľníkov v určené časy výstavy, ktorí môžu podať dodatočné informácie a zbierať podnety. Interaktívna výstava má schopnosť prilákať viac publika (stánok s dotykovou obrazovkou, 3D modely, digitálny prelet ponad a iné). Ujasnite si, či súčasťou výstavy bude aj zber podnetov od občanov (písanie odkazov/otázok na plagát alebo post-it papieriky, vyznačovanie obľúbených a neobľúbených miest na mape, dopĺňanie predtlačených viet a pod.).
Exkurzie, prehliadky
Ide o otvorenie miesta, kde sa realizuje projekt, pre verejnosť. Osvedčili sa pri väčších infraštruktúrnych projektoch, ktoré majú jasne definovanú oblasť ako napr. oprava autobusovej stanice, parku, ale aj mládežníckeho centra/klubu a pod. Je to príležitosť dať komunite možnosť zažiť si projekt „v akcii“ a cítiť sa aspoň na chvíľu jeho súčasťou. Je vhodné doplniť ich o zábavné prvky ako „rodinný deň“ alebo „grilovačka“. Je to aj možnosť prepojenia s inými projektmi v komunite. Pripravte si podporné informačné a propagačné materiály, ktoré môžete účastníkom rozdávať a nasmerujú ich tam, kde sa môžu dozvedieť viac (resp. aj váš projekt podporiť). Zvážte poskytnutie komentovaných prehliadok, počas ktorých môžu návštevníci klásť otázky. Táto metóda môže pomôcť vytvoriť pocit otvorenosti a transparentnosti v rámci daného projektu.
Verejné stretnutia
Stretnutie by malo mať spoločnú tému a cieľ. Môže byť určené veľkej skupine ľudí alebo menšej (do 10), v ktorej sa účastníci zameriavajú na konkrétny problém alebo cieľ. Zvyčajne je stretnutie vedené facilitátorom, ktorý usmerňuje diskusiu a zapisovateľom, ktorý zaznamenáva návrhy a podnety vo vzťahu k téme stretnutia. Verejné stretnutia by mali byť využívané skôr ako súčasť podujatí pre zaangažovanie občanov, než samostatná technika a podujatie. Keď sú dobre nakombinované a použité spolu s inými metódami, môžu byť cenným spôsobom zdieľania informácií a komunikovania otvorenosti a transparentnosti. Verejné stretnutia poskytujú príležitosť oznámiť informácie, vysvetliť procesy a získať spätnú väzbu od veľkej skupiny osôb. Je to tiež dobrá príležitosť pre členov komunity stretnúť sa navzájom a sieťovať sa. Niektorí ľudia sa vo veľkých skupinách necítia dobre a neprejavia svoj názor – zvážte zaradenie práce v menších skupinkách, kde sa budú cítiť istejší povedať svoj názor. Nezabudnite, že nejde o reprezentatívne zastúpenie občanov. Účasť nemusí byť vysoká, ak téma stretnutia nie je pre členov komunity bytostná. Zabezpečte prístupnosť na stretnutie aj pre ľudí so špecifickými potrebami.
Konzultovanie
Zisťovanie názorov
Zbieranie názorov predstavuje rýchly a ľahký spôsob ako uskutočniť sondu do zmýšľania verejnosti o téme, ktorá vás zaujíma. Online nástroje umožňujú vyjadriť sa anonymne, vybrať z ponúkaných možností a spočítavať odpovede. Výsledky sú známe hneď po kliknutí na odoslanie. Online hlasovanie môže prebehnúť aj v reálnom čase počas podujatia, čo pomáha vyjadriť sa aj tým, ktorí sa necítia komfortne zdieľať svoj názor verejne.
Voľby
Voľby ponúkajú komunite príležitosť rozhodnúť alebo mať vplyv na rozhodnutie prostredníctvom výberu zo zoznamu vopred definovaných volieb. Je dôležité sa uistiť, že voliči sú informovaní – poskytnite im dostatočné informácie s kľúčovými faktmi, zdrojmi, časovým plánom a ďalšími informáciami, ktoré sú potrebné na to, aby sa vedel občan informovane rozhodnúť. Voľby sa môžu realizovať osobne, prostredníctvom emailu alebo online nástrojov. Jasne komunikujte, do akej miery majú voľby vplyv na realizovaný projekt.
Prieskumy
Prieskumy predstavujú štruktúrovaný formulár alebo dotazník distribuovaný relevantnej skupine populácie v rámci komunity. Prieskumy sa používajú na zozbieranie údajov, zistenie potrieb, získanie spätnej väzby, zozbieranie názorov v komunite. V praxi sa používa päť hlavným typov prieskumov: internetový, telefonický, emailový, osobný rozhovor a tlačený dotazník. Snažte sa, aby boli otázky a dramaturgia jednoduché. Vyhýbajte sa navádzajúcim a nejednoznačným otázkam. Udržujte rovnováhu medzi uzatvorenými a otvorenými otázkami. Plánujte dostatok času na získanie potrebného množstva a rôznorodosti odpovedí. Poskytnite možnosti pre vysvetlenie a doplnenie odpovedí – vami poskytnuté možnosti nemusia byť relevantné pre všetkých respondentov.
Rozhovory
Rozhovory (angl. interviews) sú zvyčajne definované ako konverzácie s daným cieľom. Môžete realizovať osobné rozhovory alebo prostredníctvom telefónu, či iných telekomunikačných prostriedkov. Použitie rozhovoru je jedným z najlepších spôsobov ako dosiahnuť dôkladnú komunikáciu myšlienok medzi vami a človekom, od ktorého získavate informácie. Je vhodným nástrojom, ak potrebujete získať informácie o domnienkach respondentov a vnímaní aktivít vo vašej komunite. Rozhovor nie je vhodný používať, ak vo vašom projekte pracujete s príliš veľkou populáciou a rozhovory by boli príliš časovo náročné a drahé. Tiež nie sú vhodné vtedy, ak typ informácie, ktorú potrebujete získať, je numerická. Nevyužíva sa ani vtedy, ak respondenti nie sú ochotní spolupracovať. Dôsledne zvážte otázky, ktoré položíte. Vyhnite sa otázkam, ktoré postavia respondenta do defenzívnej polohy; hľadajú odpovede na dve veci v tej istej otázke; sú príliš dlhé alebo prešpekulované. Odpovede respondentov si nahrávajte alebo zapisujte, priame citácie označte úvodzovkami, neprikrášľujte odpovede.
Fokusové skupiny
Fokusové skupiny (skupinové rozhovory) majú jasne zadanú tému, o ktorej diskutuje 6 – 10 osôb vybraných podľa určitých kritérií. Je dôležité mať v skupine rôznorodosť názorov. Okrem odpovedí respondentov pomáha aj interakcia medzi nimi. Je to vhodná metóda, ktorá umožňuje zistiť, ktoré témy sú najpálčivejšie pre komunitu alebo istú skupinu obyvateľov, ak o nich máme minimum informácií. Cieľom je zistiť viac o názoroch ľudí na danú tému a na základe toho plánovať ďalší postup. Mal by ich viesť skúsený facilitátor a pomáhať by mu mal zapisovateľ. V malých skupinách sa viete lepšie ponoriť do témy, ako vo veľkých. Respondenti by mali byť trochu zorientovaní v téme, o ktorej sa idete rozprávať. Začnite s otvorenými otázkami, ale tiež majte priestor pre doplňujúce otázky na základe odpovedí. Tieto príklady vám môžu pomôcť v príprave vašich otázok: Čo si myslíte o…? Čo sú pozitíva a negatíva tohto…? Čo by ste v tejto veci zmenili…? Čo vás v tejto veci trápi najviac…? Odpovede získané v rámci fokusovej skupiny môžu byť prevedené do dotazníka na overenie si zistení v rámci širšej vzorky populácie. Fokusové skupiny sú relatívne finančne nenáročným nástrojom pre získanie cenných informácií a dát v krátkom časovom rámci.
Online fórum
Online fórum je súčasťou internetovej stránky, kde sa prostredníctvom elektronických postov môže realizovať zdieľanie názorov a diskusia. Fórum môže byť časovo ohraničené alebo otvorené. Administrátor má možnosť pridať, upravovať alebo odstrániť obsah. Administrátor môže vytvoriť tému alebo povoliť jednotlivcom vytvoriť vlastnú tému. Online fórum nevyžaduje toľko investícií ako verejné stretnutie avšak musí mať moderátora, ktorý bude diskusiu sledovať a usmerňovať. Je prístupné v akýkoľvek čas, preto môže byť vhodné pre častých užívateľov internetu, keďže si nevyžaduje presné plánovanie pre zúčastnenie sa. Fórum môže byť prístupné každému anonymne alebo len registrovaným užívateľom. Je dôležité čo najviac uľahčiť participáciu vo fóre a pozvať širokú skupinu občanov (prostredníctvom emailu, newslettru, reklamy a pod.). Vo fóre sa pýtajte otázky, ktoré sú pre občanov dôležité a používajte jazyk, ktorému budú rozumieť.
Online komentovanie
Online komentovanie môže byť naviazané na zverejnenie informácií, článkov, materiálov a dokumentov, blogov, oznámení atď. Je vhodné také nastavenie, ktoré vám umožní schvaľovať príspevky predtým, než sa verejne objavia všetkým, aby ste sa vyhli spamom a útočnému jazyku. Pri schvaľovaní komentárov treba postupovať profesionálne a zachovať rôznorodosť názorov, neschvaľovať pre publikovanie len tie názory, ktoré sa vám páčia. Je dôležité byť aktívnym moderátorom diskusie a odpovedať na komentáre vo vhodnom časovom intervale, takže ľudia vidia a cítia, že ich názor bol vypočutý.
Monitoring sociálnych médií
Monitoring sociálnych médií predstavuje proces identifikácie toho, čo bolo povedané o konkrétnej firme/organizácii, jednotlivcovi, téme, produkte, značke, podujatí, projekte v médiách, na internete. Najskôr je dôležité identifikovať, kde sa vaše potenciálne publikum nachádza a diskutuje alebo zdieľa svoje názory. Táto metóda poskytuje dobrý vhľad do prirodzených konverzácií v téme, o ktorú sa zaujímate a umožňuje vám vstúpiť do diskusie. Monitoring je len prvou časťou metódy, nasleduje analýza získaných dát – môžete si všímať obsah diskusií, hľadať v nich opakujúce sa témy a argumenty, je dôležité zohľadniť aj to, kde a kedy sa konverzácia odohrala.
Workshopy
Workshop angažuje skupinu ľudí, ktorí sa stretli kvôli konkrétnej téme alebo problému. Workshop je aj miestom, kde sa môžu ľudia dozvedieť viac o nejakej téme alebo spoločne hľadať riešenia na nejaký problém. Je to zároveň priestor pre skupinovú diskusiu. Workshop zvyčajne trvá od dvoch hodín po celý deň, je vedený jedným alebo viacerými školenými facilitátormi. Môže byť určený menšej skupine účastníkov (cca 10 – 12) alebo väčšej skupine účastníkov (30 – 40, pri väčšom počte stráca na efektívnosti). Zvyčajne ide o kombináciu práce s celou skupinou a rozdelením do menších skupín. Ak je workshop plánovaný ako komunitné podujatie, výber účastníkov by mal byť podmienený vedomosťami alebo expertízou či snahou o zabezpečenie čo najširšieho poľa názorov. Workshop môže byť organizovaný aj pre konkrétnu cieľovú skupinu, napr. mladí ľudia, seniori.
Návštevy „od dverí k dverám“
Osobné stretnutie na prahu dverí obyvateľov je spôsob, ako vytvoriť, znovu nadviazať alebo posilniť sociálne vzťahy v komunite. Táto metóda sa využíva na lepšie porozumenie potrebám obyvateľov, ich názorov na určitý problém alebo iniciatívu, prioritných riešení z ich pohľadu. Odstraňuje bariéry pre ľudí, ktorí by inak neprišli na verejné podujatie. Návštevy „od dverí k dverám“ je dobré rozvrhnúť do 2 – 3 hodinových blokov. Je dôležité zvážiť návštevy domácností v rozličnej dobe počas dňa, čím sa zvýši šanca, že občania budú doma. Majte dostatok zdrojov a partnerov, ktorí vám pomôžu v prípade rozličných kultúrnych a jazykových potrieb jednotlivcov či rodín.
Debaty pri kuchynskom stole
Ide o malé, neformálne stretnutia, ktoré sú organizované v niekoho dome alebo v miestnej kaviarni. Táto metóda sa zvyčajne používa v kombinácii s inými ako súčasť väčšieho procesu práce s komunitou. Počas stretnutí účastníci diskutujú o témach vo vzťahu k väčšiemu projektu alebo väčšej téme. Môže im byť poskytnutý sprievodca stretnutím alebo sada otázok od záujmovej skupiny či miestnej samosprávy. Avšak, nie je stanovený žiadny formálny program – cieľom debát pri kuchynskom stole je podporiť dialóg v komunite, ktorý je neformálny a uvoľnený. Táto metóda sa snaží o budovanie alebo prehĺbenie pocitu spoločnej komunity a objavenie rôznorodosti názorov na určitú tému, napomáha zaangažovaniu do verejnej debaty.
Deň otvorených dverí, pop-up stánok
Ide o pozvanie do vlastných priestorov projektu alebo organizácie či jednoduché postavenie stánku vo verejnom priestore, zvyčajne v spojitosti s inými podujatiami. Občania tak majú možnosť dozvedieť sa viac o danej téme, projekte, nezriedka i zábavnejším spôsobom a zároveň vyjadriť svoj názor. Priniesť svoj projekt alebo iniciatívu do verejného priestoru je dobrý spôsob zaangažovania ľudí, ktorí by inak neprišli na verejné stretnutie a umožňuje im zapojiť sa podľa vlastného uváženia. Pop-up stánok je vhodné organizovať v rozličných časoch počas týždňa, čo umožní rôznorodej skupine ľudí zapojiť sa. V stánku sú zvyčajne pracovníci projektu, ktorí diskutujú s ľuďmi, rozdávajú rozličné informačné materiály. Jednoduché zábavné aktivity pritiahnu pozornosť, drobné občerstvenie môže pomôcť spomaliť a zastaviť okolo prechádzajúcich ľudí, vtiahnuť ich.
Schránka pre podnety
Schránka pre podnety by mala byť umiestnená na strategických miestach v komunite alebo online. Používajte jasný a zrozumiteľný jazyk, ktorý vysvetlí, aké podnety, nápady očakávate. V prípade online schránky zvážte umiestnenie všeobecnej schránky na domovskú stránku, v prípade špecifickej témy vytvorte podstránku, ktorá podá viac informácií o téme a odkáže na súvzťažné materiály, články, fotky.
Použité zdroje
Tamarack Institute
Index of Community Engagement Techniques
Článok vznikol v rámci projektu „Zvyšovanie informovanosti a participácie občanov vo verejných politikách zameraných na deti a mladých ľudí na samosprávnej úrovni.“
Tento projekt je financovaný z Európskeho sociálneho fondu. Informácie o operačnom programe Efektívna verejná správa nájdete na www.reformuj.sk.
